KLAUZULA INFORMACYJNA dla PACJENTA

Zgodnie z odpowiednio art. 13 ust.1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy, iż:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: „ORTODENT” Przychodnia Stomatologiczno-Ortodontyczna Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Nowym Sączu ul. Stanisława Moniuszki 13, 33 – 300 Nowy Sącz, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym Rejestrze Przedsiębiorców za numerem KRS: 0000936640, NIP: 7343603374.

2) Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, który sprawuje nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możliwy jest zarówno w formie telefonicznej, pod numerem telefonu: +48 533124256, elektronicznej, kierując zapytania pod adres e-mail: katarzynawitek95@gmail.com jak i listownej – adresatem korespondencji jest: Inspektor Danych Osobowych ORTODENT, ul. Stanisława Moniuszki 13, 33 – 300 Nowy Sącz.

3) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia przez Administratora działalności leczniczej, w szczególności w celu świadczenia usług medycznych oraz prowadzenia wymaganej przepisami prawa dokumentacji medycznej.

4) Państwa dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa lub zostały nam udostępnione przez osoby upoważnione lub inne podmioty medyczne w związku z udzielaniem lub zamiarem udzielenia świadczeń medycznych w zakładzie leczniczym ORTODENT.

5) Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach, w oparciu o wskazane podstawy prawne:

a) udzielanie świadczeń zdrowotnych dla Pacjentów,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a-d oraz f RODO, w tym w szczególności: art. 6 ust. 1 lit a RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów), art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. d RODO (przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej), a także art. 6 ust. 1 lit f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem);

b) personalizowanie świadczonych usług leczniczych, a także formułowanie rekomendacji,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu), art. 6 ust. 1 lit f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem);

c) realizacja obowiązków przewidzianych przepisami prawa i spełnianie zobowiązań prawnych oraz realizacja uprawnień przewidzianych w zawieranych umowach jak i w obowiązujących przepisach prawa, w tym wypełniania obowiązków ORTODENT jako placówki leczniczej i przedsiębiorcy, wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym w zakresie sprawozdawczości, statystyki, kontroli, udostępnienia danych wobec organów i służb uprawnionych do takich czynności
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) i art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych);

d) realizacja uprawnień Pacjentów wynikających z ustawy o Prawach Pacjenta
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. d RODO (przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej);

e) spełnianie obowiązków fiskalnych, w tym wystawianie faktur, rachunków i spełnianie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (jak m.in. przechowywanie przez wymagany przepisami okres dokumentacji księgowej)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych);

f) rejestracja pacjentów, podejmowanie kontaktu zdalnego z Pacjentami, w tym kontaktów telefonicznych, e-mail, SMS m.in. dla ustalenia wizyty Pacjenta (ustalenie terminu, zmiana, odwołanie, przypomnienie)
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu) oraz art. 6 ust. 1 lit f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem);

g) ulepszanie i rozwój usług leczniczych świadczonych przez Administratora
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych – w tym przypadku interesem Administratora jest poznanie opinii Pacjentów na temat świadczonych usług, aby dostosować je do potrzeb i oczekiwań zainteresowanych).

h) tworzenie rejestrów i ewidencji związanych z RODO i spełnianie wynikających z tej podstawy oraz innych przepisów obowiązującego prawa obowiązków, w tym archiwizacji, przez okres przewidziany przepisami obowiązującego prawa
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych – w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);

i) rozpatrywanie reklamacji
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy)

j) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych – w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich).

k) zapewnienie bezpieczeństwa Pacjentom, Pracownikom, Współpracownikom i osobom przebywającym na terenie zakładu Administratora – w tym poprzez monitoring wizyjny placówki
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych – w tym przypadku interesem ORTODENT jest zapewnienia wszelkim osobom przebywającym na terenie placówki leczniczej bezpieczeństwa i zapobieganie popełnianiu przestępstw);

l) administrowanie stroną internetową,
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest do niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych – w tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie możliwości administrowania stroną internetową).

m) wykorzystywanie Cookies;
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, (przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w danym celu)

6) Państwa dane osobowe Administrator może udostępniać zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę lub na podstawie umów cywilnoprawnych personelowi medycznemu (osobom wykonującym zawód medyczny), oraz innemu personelowi wspomagającemu w tym administracyjnemu, wykonującemu czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, personelowi wykonującemu czynności związane z utrzymaniem systemu informatycznego, w którym przetwarzana jest Państwa dokumentacja medyczna, i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu, innym podmiotom, z którymi Administrator posiada zawarte umowy na wykonywanie usług towarzyszących (związanych z bieżącą obsługą placówki, zapewnieniem bezpieczeństwa, obsługi księgowej), właściwym organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacja usług na rzecz Administratora, w zakresie ich obowiązków służbowych, na podstawie upoważnienia, np. kancelarii prawnej oraz podmiotom świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.

7) Odbiorcy danych osobowych zobowiązani sią do zachowania w tajemnicy Państwa danych osobowych.

8) Administrator w ramach obowiązujących upoważnień ustawowych może również przekazać Państwa dane osobowe jako Pacjenta oraz jego przedstawiciela ustawowego, opiekuna prawnego lub opiekuna faktycznego Pacjenta podmiotom publicznym, które na mocy przepisów uprawnione są do uzyskania danych, w tym: Rzecznikowi Praw Pacjenta, Ministerstwu Zdrowia, Centrum e-Zdrowia, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, konsultantom krajowym, Sądom, Policji, Prokuraturze, w tym w ramach postępowań prowadzonych przez te podmioty, a także innym niewymienionym podmiotom i organom uprawnionym do dostępu do danych osobowych na podstawie odrębnych przepisów.

9) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

10) ORTODENT przetwarza Państwa dane osobowe jedynie przez okres, który jest potrzebny, aby osiągnąć cel ich przetwarzania, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Maksymalne okresy przetwarzania danych osobowych nigdy nie przekraczają terminów prawem przewidzianych. Po tym okresie Państwa dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone. Państwa dane przetwarzane są przez następujące okresy: a) Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres 20 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, za wyjątkiem:

a) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu Pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

b) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

c) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną Pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

d) skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:

– 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

– 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie;

e) dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

f) Księgi przyjęć pacjentów są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku w którym dokonano ostatniego wpisu,

g) Dane przetwarzane w ramach zainstalowanego monitoringu – przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogę one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

h) W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od terminów przedawnienia roszczeń określonych w kodeksie cywilnym) – 3 lub 6 lat oraz dodatkowo 1 roku.

i) W odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego – 5 pełnych lat oraz dodatkowo okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego.

j) W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych – do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat.

k) W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową – do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata.
W/w okresy w latach liczone są od końca roku, w którym rozpoczęto przetwarzanie danych osobowych, aby w celu usprawnienia procesu usuwania lub niszczenia danych osobowych. W przypadku skorzystania przez Państwa z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.

11) w granicach prawem przewidzianych posiada Pan/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do żądania ich sprostowania, usunięcia (tzw. prawo do bycia zapomnianym), ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu, przenoszenia, a także do wycofania zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej cofnięciem;

12) Państwa prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych, do przenoszenia, żądania ograniczenia przetwarzania danych oraz „prawo do bycia zapomnianym” nie znajdują zastosowania wobec danych osobowych przetwarzanych na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO, co wynika wprost z treści art. 17 ust. 3 lit. c) RODO. Prawo do bycia zapomnianym nie dotyczy w szczególności danych przetwarzanych w ramach dokumentacji medycznej i innych danych osobowych przetwarzanych na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO.

13) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie będzie skutkowało niemożnością wykonania usługi medycznej.

14) Posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193) przy ul. Stawki 2, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy prawa.

Oświadczenie Pacjenta

Oświadczam, że zapoznałam/zapoznałem się z powyższą klauzulą informacyjną.
…………………………………………. (data i podpis Pacjenta)